售前咨詢熱線:400-6502-826
返回上級
返回上級
返回上級
返回上級
試用申請首頁 > 客戶案例 > 標桿案例

北京二商集團


  OA系統已經成為國內很多企業用戶實現協同辦公的有效工具,而且有些企業的OA系統基本上實現了全員應用。對于北京二商集團來說,OA系統的特殊性還體現在,幾乎沒有哪個系統會像OA系統那樣有那么多領導在用。北京二商集團能否滿足那么多領導的應用需求呢?
  “北京二商集團沒有哪個系統像OA系統那樣有那么多領導在用的。”北京二商集團有限責任公司(簡稱北京二商集團)科技信息部部長楊杰書在談到OA系統時這樣說。正因為如此,OA系統的成敗在北京二商集團的信息化建設中顯得尤為重要。楊杰書認為,領導的重視和供應商萬戶網絡技術有限公司(簡稱萬戶網絡)到位的服務是二商集團OA系統成功建設和應用的有效保障。

給今后工作交接一個規范

  擁有“王致和”、“六必居”、“天源”、“月盛齋”和“宮頤府”等眾多知名品牌的北京二商集團成立于1958年,是以食品制造肉類加工、現代物流、現代分銷與專業市場為主導產業,以食品科技、教育、信息、物業經營為支撐的大型食品產業集團,主要生產經營豬肉、牛羊肉、海鮮水產品及其制品和糖、酒、煙、茶,調味品、糕點、蔬菜、豆制品、水產品等20多個大類萬余種商品。
  事實上,北京二商集團的OA應用起步較早,但是當時應用的是自主開發的信息管理平臺主要用于信息共享和內部交流。隨著系統應用的不斷深入,以及集團規模的不斷擴大,北京二商集團希望能夠采用具有業務協同功能的OA系統以強化集團的整體競爭優勢。
  楊杰書則對OA系統提出了更高的要求,那就是OA系統不能只用于公文流轉、承載辦公流程,而是應該讓大家把所有工作都納入OA系統來處理。楊杰書之所以會有這個想法,是因為聽到一個學外語的女孩到了美國竟然從事非常專業的Oracle系統運維工作。這讓他看到了知識管理,以及規范的管理和制度的重要性。而當前在我國大部分企業,因為缺乏規范的管理和制度,新舊員工的工作交接非常不順暢,新任職的員工到了崗位后往往無所適從。
  正是因為對OA系統有著很高的期望值,而且在系統建成后所有領導都會用到,北京二商集團在選型時格外謹慎。值得一提的是,北京二商集團領導對OA系統建設非常重視,并表示在OA系統這條路上不許走回頭路。
  楊杰書回憶說,他們在國內幾大OA廠商中進行選擇,萬戶網絡很早就引起他們的關注,是因為萬戶網絡是前信息產業部OA辦公自動化軟件行業標準的起草單位之一。
  值得一提的是,北京二商集團從2005年開始就已經決定所有IT系統都要由集團集中部署,所以他們要求軟件能夠很好地支持集中部署。萬戶ezOFFICE協同管理平臺具有流程編輯器,方便在系統集中部署后各個出資公司根據自身業務需求進行個性化定制。
  此外,楊杰書總結以往北京二商集團多個系統的建設經驗后發現,軟件供應商的服務水平高低對系統能否成功實施會產生不可忽略的影響,而萬戶網絡的服務在市場上的口碑很不錯,而且萬戶網絡副總經理徐海棠計劃親自掛帥負責北京二商集團項目,盡管后來因為項目進行得很順利徐海棠幾乎沒有出現在項目現場。

四招成功實施

  “我很有信心把OA系統推下去,因為我們董事長給予了很大的支持。”楊杰書回憶說。但是畢竟OA系統的實施關系到工作習慣的改變、工作流程的重組等,而且涉及所有部門、數量眾多的用戶,真正實施起來并不容易。為了成功實施OA系統,北京二商集團主要采用了三項措施:
  其一,試點先行。北京二商集團秉承以往信息化建設的經驗,先在集團總部,以及中海置業、二商健力兩個出資公司進行試點建設。在試點的建設中,北京二商集團形成了一系列標準流程和標準模板。楊杰書告訴記者,接下來他們會把24家出資公司根據業務淡旺季等分成4批、每批6個企業逐步推行系統。在接下來的推行過程中,他們也是先讓出資公司先采用標準流程、標準模板,而需要進行個性化的地方,則由接受過流程編輯器應用培訓的出資公司相關人員自己完成。另外,北京二商集團旗下還有很多三級公司,三級公司的實施也是由二級公司來負責。這樣做可以避免集團的信息科技部需要處理事務過多而疲于應付。
  其二,交鑰匙工程。具有豐富的IT項目經驗的楊杰書認為,IT項目一定要成為交鑰匙工程,將供應商的東西轉換成用戶自己的東西,減少對供應商的長期依賴,這樣的項目才是成功的項目。因此北京二商集團非常重視培訓工作,要求萬戶網絡做好各種培訓工作,特別是流程編輯器的培訓,從而使得各個出資公司有能力自己完成實施工作。
其三,尊重軟件標準,不隨便提個性化需求。在項目實施過程中,很多業務部門都根據自身的業務特點提出一些個性化需求。二商集團采取通過兩種渠道加以解決,一是調整自身,適應軟件;二是與萬戶溝通,完善軟件。不輕易開發只適應二商得外掛模塊,否則會給系統的穩定運行帶來麻煩。楊杰書有自己的想法:“需求不能亂提,要盡量采用標準產品,否則以后軟件升級就很難。”
  其四,為領導提供良好的應用體驗。領導帶頭應用是北京二商集團能夠順利推廣OA系統的一個關鍵因素,楊杰書透露,他們經常在下班時間還能看到領導還在應用OA系統。如果領導都感覺系統不好用,會對系統推行帶來不利的影響。因此他們非常關注領導的應用體驗,除了進行及時、有效的培訓以外,還注意領導在線的時候盡量避免做打補丁等影響應用體驗的工作。

不僅僅規范管理

  到現在,萬戶OA已經在北京二商集團總部和兩個試點二級單位成功上線并應用。到目前為止,二商對系統表現比較滿意,具體表現在:
  首先,辦公效率顯著提升。系統上線后,董事長孫杰的系統中每天都有大量文件需要審批。借助OA系統,特別是后來上線的移動應用,領導可以隨時隨地通過移動終端審批、處理業務,大大降低了領導的審批文件等方面的壓力。不僅如此,系統可對各類文件的辦理效率進行統計,對員工的工作效率進行分析,促進管理水平的提升。
  其次,規范管理。北京二商集團通過業務流程的梳理規范了管理,并且將梳理后的流程落實到系統中,從而實現了規范管理的常態化。規范管理有效解決了此前楊杰書關注的舊員工離職、新員工入職期間工作交接困難的問題。
  最后,有效支持內控體系落地。“OA是內控體系落地的基礎。”楊杰書說,內控體系的建立是一個系統工程,但是如果缺乏有效的系統支撐,通常內控體系很難真正落實到實際業務中。而在北京二商集團,內控體系可以在OA系統設定的流程中得到落實。
  楊杰書介紹,接下來北京二商集團除了要分批逐步將系統推廣到各個出資公司以外,還希望將所有辦公業務納入OA系統中。可見,北京二商集團的OA系統建設,還有一段路要走。

成功實施的關鍵因素

一把手工程,領導大力支持并主動應用
選擇合適的軟件產品和可靠的服務提供商
尊重軟件標準,不隨便提個性化需求
試點先行,做好模板,分批實施
交鑰匙工程,要求供應商做好培訓
處理好一把手的用戶體驗
試用申請
3d历史上的今天